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远程在线办公效率与业绩提升必备教材


       ““新型冠状病毒”疫情势头有所控制,但仍需加紧防控,非接触式在线远程办公的模式还将持续,而国内各大企业远程办公和管理方面尚缺乏经验。远程工作时间和成果难以衡量,沟通效率不高、协同能力降低、管理效率下降等问题都困扰着广大上班族和管理者。团队非接触办公,如何基于同一文件或一批文件同步处理?如何保障信息安全?远程办公如何访问内网业务系统?如何远程获取办公电脑中的文件?人事如何远程招聘?客服如何远程办公?IT运维管理者如何远程支持?这篇文章将通过知名企业管理的经验和观点、主流在线办公工具分享等方面,让管理者与员工都能获得提升远程办公效率的方式方法。

 

  企业如何高效管理员工远程办公

 

  远程办公在国外并不是一件新鲜事。在硅谷,特别是科技公司几乎都有远程办公的基因。像维珍集团、37signals和IBM等企业,都采用了远程工作的方式给予员工更多自由,而员工们也会用更好的工作成果回报企业。这些企业是如何防止员工“不务正业”的呢?

 

  当全体人员在线办公时,远程办公最大的挑战在于管理与沟通的效率会大打折扣,管理者与员工不能见面,无法快速安排工作、适时调整节奏,员工在做什么,工作进展程度、遇到什么问题,没办法及时请示,尤其是有的员工打卡后摸鱼不工作,管理者也无从得知,团队协同遇到极大的挑战。而且时间的碎片化、信息的碎片化都会比较明显,各种信息可能会散落在会议、邮件、文档、共享、单位电脑文档里。如何解决这些问题,所谓兵马未动,粮草先行。管理者和行政人员必须制定远程办公相关制度,建议如下:

 

  一、团队工作时段同步加强定期沟通

 

  工作中沟通尤其重要,远程办公时更是如此。而团队工作时段同步,是保障沟通高效的前提。加强定期沟通,建议制定早晚报告制度。视频早会,让团队成员间相互了解工作安排、任务拆解情况及完成进度;晚间报告,通过团队协同系统,将当日工作进度、难点及总结发布,保障团队的协同性。

 

  二、企业统一配备远程办公工具

 

  当全体人员在线之后,信息的碎片化会比较明显,各种信息可能会散落在会议、邮件、文档、共享、单位电脑文档里。针对这种问题,依靠市面上主流的远程办公工具就会达到事半功倍的效果。因此,管理者与行政人员制定远程办公计划时,必须了解远程办公中行政、人事、销售、客服、技术、运维等各个岗位都会遇到哪些问题,有针对性的安排各岗位统一的远程办公工具,并需提供完备的软件使用培训手册。那远程办公都会遇到哪些问题呢?

 

  1、远程办公怎样将企业各项业务串联起来

 

  如钉钉、企业微信等协同办公平台,具备考勤记录、内部通讯、文件共享、视频会议、日程共享、流程审批、人事管理、任务管理、业务数据管理、培训等常用管理功能。通过这类协同办公系统配合管理者制定的远程工作制度,能够将企业各项业务串联起来。钉钉与企业微信这两大工具又有哪些区别呢?企业又应该怎样根据自身情况有针对性的选择呢?

 

  如果将钉钉定义为员工管理工具,那么企业微信就相当于员工+客户管理工具。从目前来看,企业微信员工管理功能不如钉钉丰富,但具备基础的OA办公功能,比如考勤打卡、项目审批与汇报、微盘、文档协作、日历待办事项等。而企业微信对比钉钉,最大的优势在于,可以直接添加个人微信用户,几乎所有人都会用微信,企业微信与个人微信共享11亿的流量池,所以企业微信在客户管理方面具备较强的优势。


 

  业务数据管理是企业的刚需。通常企业员工加客户,都用的个人微信,没有企业信息背书。而使用企业微信添加客户,自带企业认证身份,还显示相应的职位,提高客户信任感。销售和客户都是离职率较高的岗位,以往员工用个人微信加客户,客户资源都集中在员工的个人账号内,一旦离职,客户交接不便。用企业微信添加客户,统一由企业管理,员工离职后,客户会分配给其他员工,服务不终止,资源不流失。企业微信还支持营销推广,数据有迹可循。企业微信会话存档、渠道码等功能提供接口权限,可进行后续管理的拓展开发。

 

  所以企业如果只需满足基础的办公,钉钉的OA功能更全面,且DING一下,钉钉“信息必达”,可以避免协同项目延误。而企业微信员工可设置“休息一下”,会自动屏蔽消息。但如果企业希望将员工管理与营销推广串联起来,积累更多的客户微信、微信社群,统一管理及维护客户,企业微信会是更方便的选择。

 

  2、非接触协同办公如何最高效

 

  通常团队写一个项目计划或报告,领导、助理、项目经理、策划人员,会开会讨论共同修改成稿,远程非接触办公通过视频会议的方式也能实现,但难免耽误大家的时间长,无法开展其他工作,降低大家工作效率。如何基于同一文件或一批文件同步处理,提高大家的工作效率呢?这类情况通过office365、WPS+云办公等服务就能解决,但团队需选择同一工具及版本,避免字体被改变,格式错乱,达到协同的目的。

 

  office365对比WPS+云办公,Office365通过OneDrive来实现网页端与客户端文件实时共享。在使用时,需将文件拖拽到MicrosoftOneDrive工作区,云端保存后,才能达到多个设备同步的目的。而WPS+云办公,无论是在网页、win端、移动端还是小程序中保存的文件,都能够随时随地云备份,可直接分享到微信端,方便传递。且WPS+云办公可以搭建组织架构,信息保密文档审批可以做到事前控制,而office365不具备组织架构设置。但整体功能方面,Office包含Word、Excel、PowerPoint、OneNote、Outlook、Publisher、Access以及OneDrive八款应用,而WPS包含WPSOffice文字、WPSOffice表格、WPSOffice演示三个应用程序,但WPS将文字、表格、演示、PDF、流程图、脑图,6种效率工具合而为一,流程图、脑图等功能却是Office所不具备的。而在使用稳定性及流畅性方面,Office处理大型数据文件更稳定。但MicrosoftOffice365只能免费试用1个月,之后如需再进行使用需付费,而WPS免费使用,且WPS是纯国产化软件。因此产品各有千秋,选取上还是要看团队的工作重心而定。


 

  3、远程办公如何保障信息安全

 

  远程访问内网核心应用,保障数据信息安全是关键,钉钉、企业微信均是搭载在公有云上,并不适宜传递核心数据信息。数据信息已经是企业最重要的资产,威胁到数据安全的风险就是企业最高风险。IBM发布的全球数据泄露成本报告显示,企业数据泄露的成本在5年内上升了12%,平均成本已达392万美元。因此,大型企业重要业务、客户信息流转、审批等工作会涉及到OA、ERP、CRM等内网软件,这些软件的账号操作都会留有记录,保障企业信息资料的保密性及安全性。这些软件外部网络无法访问,只能通过公司内部网络访问。这种情况如何远程办公?

 

  TeamViewer是一个能在任何防火墙和NAT代理的后台用于远程控制的应用程序,是桌面共享和文件传输简单且快速的解决方案。通过将公司办公电脑与家里的电脑安装同版本,无需对路由器或防火墙进行配置,该软件第一次启动在两台计算机上自动生成伙伴ID。只需要输入你的伙伴的ID到TeamViewer,然后就会立即建立起连接控制。而如果通过Windows远程桌面连接,就必须在路由器上做一些设定端口映射之类的设置才能连接,企业网管也不会接受这样的设置提议。安全性方面TeamViewer还会生成会话密码,该密码在软件每次启动时都会更改,这种安全性保护,可防止远程系统受到未经授权的访问。TeamViewer支持多显示器,文件对传,存储在办公电脑本地的文件也可以获取。VPN连接,支持多设备平台,如安卓、苹果、Windows、Linux等系统都支持。连接方便,占用的资源小,对网络要求低。


 

  4、远程运维监控如何保障IT网络稳定

 

  远程办公时,IT系统的稳定运行对保障数据信息安全更是重中之重。政府机构、事业单位、金融机构、互联网等企业都会涉及到疫情期间的IT系统运维问题,要怎样实现远程IT网络设备综合监控呢?市面上有一些免费的软件,如Zabbix、Icinga、Nagios等,可以监控服务器等网络设备,但这些开源的产品使用中存在bug,出现问题时也不能及时联系得到有效解决,运行不稳定,而且这些软件管理设备类型并不全面,无法完全支撑远程运维办公的需求。

 

  企业远程办公规避风险,确保数据信息安全,IT网络运维软件必须能够稳定运行,监控的设备类型必须全面,否则因为某些重要设备无法实现远程监控,运维人员就必须到公司现场办公处理,风险大又不方便。IT网络监控软件不仅要具备可视化管理的能力,还需要对设备能够进行真实的管控,支持的网管功能多,才能真正支持远程运维。北京智和信通自主研发的智和网管平台SugarNMS是一款可以管控所有网络设备的IT综合监控产品,包括网络设备、传输设备、计算机、服务器、虚拟化、中间件、数据库、网络服务、物联网设备、光设备、视频监控设备等。支持国产化,在Windows、Linux、Unix、国产系统上服务端和客户端均可运行使用,对网络设备可以进行监控、设备操作、权限处理及配置资源状态,支持自动发现、拓扑管理、设备管控、资源发现、链路发现、故障告警、日志管理、性能管理、事件管理、配置管理等千余种网管功能,远程快速排查IT设备故障及隐患。有知识图谱方法库,IT运维及管理人员解决问题很方便。


 

  5、远程办公企业业绩如何保障

 

  企业客户往往来自于全国各地,售前、售后客服体系是连接企业与客户的重要纽带,也是远程办公期间,保障企业业绩的重要手段。传统呼叫中心的部署多数采用的本地部署,员工集中办公,随着互联网的迅速普及,中国客服市场愈发火热,产品功能也在逐渐完善。疫情当前,呼叫中心话务量有可能突增,如何远程智能部署客服,保障客户服务体验,提升企业业绩?传统呼叫中心系统性能扩容与硬件设备紧密相关,临时部署远程坐席需要采购设备,从采购订单、货运物流、实施部署直至项目交付,建设成本高,实施周期长,在应急状态下不具备操作可能性。客服座席要远程登陆,必须接入企业本地网络,严重依赖企业本地网络的带宽和质量,在短时间内进行应急扩容及设置安全策略难度大,品质很难保证,且容易造成安全隐患。而智能客服系统具备机器人+人工客服模式,如网易七鱼、智齿客服、环信、小能、容联七陌、奇智、平安伺客、Udesk、美洽、逸创云、V5智客网络,客服功能都比较全面,线上沟通问答、人工客服都很方便,服务有保障,业绩稳增长。


 

  6、远程招聘面试笔试如何开展

 

  年初是招聘的旺季,面对疫情,如何实现无接触面试,笔试及招录。线上面试,可以通过微信、QQ等大众型的语音、视频工具交流沟通。而通过Moka、北森等招聘管理系统,具备较完善的流程机制,面试官无需账号可以邮件直接使用。可以手动录入职位、一键导入拉勾、智联、猎聘、前程无忧职位,可以多平台批量发布职位。笔试环节,在线系统需支持高并发处理,并能避免笔试过程中查阅资料,避免他人代答题,保障笔试的真实性及公平性才是招聘单位需求所在。考试星、优考试、企慧通等在线考试可系统助力企业在线笔试测评,且支持高并发量。以考试星为例,可大批量导入试题,支持视频、图片、音频等题型,可通过PC、微信、APP端进行考试,提供多种组卷需求,题库可随机抽取试题,也可以手动选择试题。针对预防考试作弊,设定考试时长,考前支持人脸核验,监测页面切换及离开行为,考试中视频监考、随机抓拍。自动判卷,确保笔试成绩的真实性。


 

  最后,建议企业管理者与行政人员在制定在线办公工具指南时,工具要尽量少,可按照行政、人事、客服、销售、市场、技术、运维等岗位需求进行分类,满足岗位远程办公需求就好,避免员工将过多的精力耗费在软件使用研究上。企业谋定后而动,行且坚毅,疫情期间,决不会影响服务质量,同时为保障企业业绩奠定了基石。

 

  随着企业复工潮来临,现场办公员工也要保障通勤路上的防疫安全,如果真的感觉身体不适,可通过在线义诊服务,如好大夫平台等寻医问药。相信中国上下万众一心,打赢新冠肺炎疫情防控战的指日可待。武汉加油!中国加油!

 

  

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